PRIVACY POLICY

Introduction

1. This Privacy Policy (“Privacy Policy”) is provided by YY CHIN & Co (hereinafter referred to as “We”, “Us”, “Our”) pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”).
   
2. By engaging Us to provide services or by using our website, you consent to the processing of your personal data (“Personal Data”) by Us and all persons involved in the provision of services by Us.
   

Collection and Use of Personal Data

1. The Personal Data collected by us may include, but is not limited to information concerning your name, age, identity card number, address, email address, date of birth, marital status, occupation, income range, financial information, contact information, family, race, nationality, credit information and credit eligibility information, and information of third parties such as your emergency contact person, authorised representatives, contractors, lawyers, and financiers,  which may be subject to applicable data protection and other similar laws.
   
2. During the course of your dealings with us, we will from time to time request that you provide your Personal Data, to enable us to enter into transactions with you or to communicate with you for the performance of any legal services or services offered by us. Your Personal Data may be collected by us through various means, including but not limited to the followings:
   
   • directly from you or indirectly from your representatives, agents and/or employer when you, your representatives, agents and/or employer send us a completed enquiry, application and/or registration forms via various means, including online and physical hardcopies at public venues or in any of our premises.
   • our forms (for example invoice, delivery order, statement of accounts, application form et cetera) whether in electronic or hardcopy format;
   • any correspondence that we have received from you requesting for information or making any inquiries;
   • business cards or other information provided to us or that were dropped at our premises or given to our employees or other agents; and/or
     
3. During your course of dealing with us, we will collect and process your Personal Data in order for us to perform the legal services or other services requested by your good self, which shall include, without limitation, the followings (collectively referred to as “Purposes”):
   
   • the delivery to you of our services, notices, information in connection with our services;
   • preparing and executing all necessary documents for the performance of our contractual obligations with you;
   • collection of outstanding payment(s);
   • manage our infrastructure and business operations, and comply with internal policies and procedures, including those relating to auditing; finance and accounting; billing and collections; IT systems; data and website hosting; business continuity; and records, document and print management;
   • To establish and defend the legal rights privacy, safety or property of our firm and pursue available remedies or limit our damages.
   • complying with any legal or regulatory requirements and to make the necessary disclosures under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular and/or code which are applicable to us and for the prevention of crime; and/or
   • any other purposes incidental/related to any of the above Purposes.
     
4. By providing your Personal Data to us, you have agreed to give your consent to the processing of your Personal Data by us for the Purposes as listed above when your Personal Data was collected.
   

Disclosure of Personal Data

1. By providing your Personal Data to us, you have agreed to give your consent to the following disclosures of the Personal Data by us to these classes of third parties (which may be located or operating out of Malaysia) for reasons relating to the Purposes:
   
   • our collaborative partners, related and associated firms who undertakes to keep your Personal Data confidential;
   • third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, consultants, contractors, professional advisors, service providers, printing companies, advisers);
   • to the extent permitted by law, to any third party credit search agency including but not limited to the Insolvency Department of Malaysia, Central Credit Reference System (“CCRIS”) and Credit Tip Off Service (“CTOS”), CTOS Sdn. Bhd
   • as required or requested by Bank Negara Malaysia, Securities Commission of Malaysia, Companies Commission Malaysia, Inland Revenue Department or any other regulatory or competent authorities
   • government agencies, statutory authorities, local councils and/or industry regulators, as well as to any other third party pursuant to any order or judgment of a court of law;
   • law enforcement agencies where it is required for the purposes of prevention of crime, illegal/unlawful activities or fraud or for the apprehension or prosecution of offenders or for an investigation relating to any of these; and/or
   • such other third parties as are necessary to carry out the Purposes stated herein.
     

Security of Personal Data

1. We will implement appropriate administrative and security safeguards, procedures and policies and take reasonable steps to the extent practicable and in accordance with applicable laws to secure your Personal Data from misuse, unauthorized access, modification or disclosure.
   
2. We may hold your information in either electronic or hard copy form or retain third parties to hold that information on our behalf.
   

Right To Access and Correct Personal Data

1. Subject to the exceptions provided under Malaysian law, you can obtain information about your Personal Data stored by us and may request access to see any information stored about you and request correction, updating, deletion or disabling of the same at any time. Kindly contact us in writing using the contact details provided below for this purpose.
   
2. We reserve the right to impose a fee for access of your Personal Data in the amounts as permitted under law. In respect of your right to access and/or correct your Personal Data, we have the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data for the any reasons as permitted under Malaysian law.
   
3. We can be contacted through the following contact details during office hours between 9:00am to 6:00pm, Mondays to Fridays (besides public holidays).
   

Retention of Personal Data

1. We will not keep your Personal Data longer than is necessary for the fulfillment of the purpose(s) for which it was to be processed unless such retention is necessary for us to discharge any regulatory function, under any law or in relation to any order or judgment of a court.
   
2. We will take all reasonable steps to ensure that all Personal Data are destroyed or permanently deleted if they are no longer required for the purpose(s) for which they were to be processed.
   

Miscellaneous

1. We may amend this Privacy Policy from time to time and the updated version shall apply and supersede any and all previous versions.
   
2. In the event of any inconsistency between the English version and other language versions of this policy, the English version shall prevail.
   

---

DASAR PRIVASI

Pengenalan

1. Dasar Privasi ini (“Dasar Privasi”) adalah dibekalkan oleh YY Chin & Co (selepas ini dirujuk sebagai “Kami”) menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”).
   
2. Dengan melantik Kami untuk menyediakan perkhidmatan atau dengan menggunakan laman web kami, anda bersetuju dengan pemprosesan Data Peribadi anda (“Data Peribadi”) oleh Kami dan semua orang yang terlibat dalam penyediaan perkhidmatan oleh kami.
   

Pengumpulan dan Penggunaan Data Peribadi

1. Data Peribadi yang dikumpul oleh kami merangkumi, tetapi tidak terhad kepada maklumat yang berkaitan dengan nama, umur, nombor kad pengenalan, alamat, alamat e-mel, tarikh lahir, status perkahwinan anda, pekerjaan, maklumat kewangan, maklumat perhubungan, maklumat keluarga; bangsa, kewarganegaraan, maklumat kredit dan maklumat kelayakan kredit, maklumat penggunaan laman web peribadi dan maklumat daripada pihak ketiga seperti anda orang hubungan kecemasan, wakil-wakil yang diberi kuasa, kontraktor, peguam, dan pembiaya, yang mungkin tertakluk kepada perlindungan data yang berkenaan dan undang-undang lain yang serupa.
   
2. Sepanjang urusan anda dengan kami, kami akan meminta anda memberikan Data Peribadi anda, untuk membolehkan kami untuk menjalankan urus niaga dengan anda atau untuk berkomunikasi dengan anda untuk perkhidmatan undang-undang atau perkhidmatan yang berkaitan dengan perniagaan kami. Data Peribadi akan dikumpul oleh kami melalui pelbagai cara, termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:
   
   • Secara langsung daripada anda atau tidak langsung daripada wakil-wakil, agen dan/atau majikan anda apabila anda, wakil, agen dan/atau majikan anda menghantar kami siasatan selesai, permohonan dan/atau borang pendaftaran melalui pelbagai cara, termasuk salinan secara “online” dan Salinan fizikal di tempat-tempat awam atau di mana-mana premis kami.
   • borang-borang kami (contohnya invois, borang tempahan, penyata akaun, borang permohonan dan sebagainya) sama ada dalam format elektronik atau salinan cetak;
   • apa-apa surat-menyurat yang kami terima daripada anda dimana anda meminta maklumat atau membuat sebarang pertanyaan;
   • kad-kad perniagaan atau maklumat lain yang diberikan kepada kami atau yang ditinggalkan di premis kami atau diberikan kepada pekerja-pekerja kami atau kakitangan jualan dan pemasaran atau agen; dan/atau
     
3. Sepanjang urusan anda dengan kami, kami akan mengumpul dan memproses Data Peribadi anda bagi membolehkan kita untuk melaksanakan perkhidmatan undang-undang atau perkhidmatan lain yang diminta oleh anda, termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut (dirujuk secara kolektif sebagai “Tujuan-tujuan tersebut”):
   
   • penyampaian perkhidmatan kami kepada anda, penyampaian notis, maklumat berkaitan dengan perkhidmatan kami;
   • penyediaan dan pelaksanaan semua dokumen-dokumen yang diperlukan bagi tujuan pelaksanaan obligasi kontrak kami dengan anda;
   • pemungutan pembayaran tertunggak;
   • menguruskan infrastruktur dan operasi perniagaan kami, dan untuk mematuhi dasar dan prosedur dalaman, termasuk yang berkaitan dengan pengauditan; kewangan dan perakaunan; bil dan punggutan; sistem teknologi maklumat; data dan hosting laman web; kesinambungan perniagaan; dan rekod, dokumen dan pengurusan percetakan;
   • Untuk mewujudkan dan mempertahankan hak undang-undang privasi, keselamatan atau harta firma kami dan mengambil langkah pembaikan yang tersedia atau mengehadkan kerosakan kami;
   • memenuhi keperluan mana-mana undang-undang atau peraturan dan untuk membuat pendedahan yang diperlukan di bawah kehendak mana-mana undang-undang yang terpakai, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling dan/atau kanun yang terpakai kepada kami dan untuk pencegahan jenayah; dan/atau
   • apa-apa tujuan lain yang bersampingan/yang berkaitan dengan mana-mana tujuan yang dinyatakan di atas
     
4. Dengan memberikan Data Peribadi anda kepada kami, anda telah bersetuju untuk memberi kebenaran kepada kami untuk memproses Data Peribadi anda bagi Tujuan-tujuan tersebut seperti yang disenaraikan di atas apabila Data Peribadi anda dikumpul.
   

Pendedahan Data Peribadi

1. Dengan membekalkan Data Peribadi anda kepada kami, anda telah bersetuju untuk memberi kebenaran kepada kami untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada kelas-kelas pihak ketiga (yang mungkin terletak di luar Malaysia) berikut atas sebab-sebab yang berkaitan dengan Tujuan-tujuan tersebut:
   
   • rakan kongsi usaha sama, firma-firma berkaitan dan bersekutu yang mengaku janji akan memastikan kesulitan Data Peribadi anda;
   • pihak-pihak ketiga yang dilantik oleh kami untuk memberikan perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam, perunding, kontraktor, penasihat profesional, pembekal perkhidmatan, syarikat percetakan, penasihat;);
   • setakat yang dibenarkan oleh undang-undang, kepada mana-mana agensi carian kredit pihak ketiga termasuk tetapi tidak terhad kepada Jabatan Insolvensi Malaysia, Central Credit Reference System (“CCRIS”) dan Credit Tip Off Service (“CTOS”), CTOS Sdn . Bhd;
   • sebagaimana yang dikehendaki atau diminta oleh Bank Negara Malaysia, Suruhanjaya Sekuriti Malaysia, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Jabatan Hasil Dalam Negeri atau mana-mana pihak berkuasa;
   • agensi-agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun, majlis tempatan dan/atau pengawal industri, dan juga kepada mana-mana pihak ketiga yang lain menurut mana-mana perintah atau penghakiman mahkamah;
   • agensi-agensi penguatkuasaan undang-undang di mana adalah diperlukan bagi tujuan pencegahan jenayah, aktiviti menyalahi undang-undang atau penipuan atau bagi penangkapan atau pendakwaan pesalah atau untuk suatu penyiasatan yang berhubungan dengan mana-mana perkara yang dinyatakan di sini;
   • apa-apa pihak ketiga lain yang perlu untuk melaksanakan Tujuan-tujuan tesebut yang dinyatakan di sini.
     

Keselamatan Data Peribadi

1. Kami akan melaksanakan pentadbiran dan polisi keselamatan, prosedur dan dasar-dasar yang sewajarnya dan mengambil langkah-langkah yang munasabah setakat yang dapat dilaksanakan dan mengikut undang-undang untuk melindungi Data Peribadi daripada salah guna serta penggunaan, pengubahsuaian atau pendedahan tanpa kebenaran.
   
2. Kami akan menyimpan maklumat anda sama ada dalam bentuk elektronik atau salinan fizikal atau melantik pihak ketiga untuk menyimpan maklumat tersebut bagi pihak kami.
   

Hak untuk Mengakses dan Membetulkan Data Peribadi

1. Tertakluk kepada pengecualian yang diperuntukkan di bawah undang-undang Malaysia, anda boleh mendapatkan maklumat mengenai Data Peribadi anda yang disimpan oleh kami dan anda boleh meminta akses untuk meneliti apa-apa maklumat yang disimpan mengenai anda dan meminta pembetulan, pengemas kini, penghapusan atau pemberhentian Data Peribadi tersebut pada bila-bila masa. Sila hubungi kami secara bertulis melalui maklumat perhubungan yang diberikan di bawah untuk tujuan ini.
   
2. Kami berhak untuk mengenakan bayaran untuk akses Data Peribadi anda dalam jumlah yang dibenarkan di bawah undang-undang. Berkenaan dengan hak anda untuk mengakses dan/atau membetulkan Data Peribadi anda, kami mempunyai hak untuk menolak permintaan anda untuk mengakses dan/atau membuat sebarang pembetulan kepada Data Peribadi anda atas sebab-sebab yang dibenarkan di bawah undang-undang.
   
3. Kami boleh dihubungi melalui maklumat perhubungan berikut pada waktu pejabat antara 9:00 pagi hingga 6:00 petang, Isnin hingga Jumaat (selain cuti umum).
   

Penyimpanan Data Peribadi

1. Kami tidak akan menyimpan Data Peribadi anda lebih lama daripada yang diperlukan bagi memenuhi Tujuan-tujuan tersebut kecuali dimana penyimpanan Data Peribadi adalah perlu bagi kami untuk melaksanakan apa-apa obligasi kami di bawah mana-mana undang-undang atau berhubungan dengan apa-apa perintah atau penghakiman mahkamah.
   
2. Kami akan mengambil segala langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa semua Data Peribadi dimusnahkan atau dipadamkan secara kekal jika mereka tidak lagi diperlukan bagi Tujuan-tujuan tersebut.
   

Lain-Lain

1. Kami boleh meminda Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa dan versi yang dikemaskini adalah terpakai dan menggantikan kesemua versi sebelumnya.
   
2. Sekiranya berlaku apa-apa percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi bahasa lain, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.